AI for møtenotater: Hva med personvern når AI tar møtenotater?

Opptak av møter er behandling av personopplysninger og faller inn under personvernregelverket. Det betyr at alle deltakere må informeres om opptaket og hva det brukes til, og at dere trenger et lovlig behandlingsgrunnlag — vanligvis samtykke eller berettiget interesse.

I tillegg bør dere avklare hvor leverandøren lagrer data. Mange AI-verktøy bruker servere i USA, noe som krever ekstra tiltak for å sikre lovlig overføring av personopplysninger ut av EU. Sjekk om leverandøren tilbyr EU-basert lagring eller har gyldige standardavtaler for overføring. Lag en intern policy som definerer hvilke møtetyper som kan tas opp, hvem som har tilgang til referatene, og hvor lenge opptakene lagres. Sensitive møter som personalsamtaler bør holdes utenfor.