Beste skylagring for bedrifter: Dropbox vs OneDrive vs Google Drive

Dropbox var den første tjenesten som gjorde skylagring enkelt for vanlige brukere, og har siden utviklet seg til en solid bedriftsløsning. OneDrive er Microsofts skylagring og følger med i Microsoft 365-abonnementet. Google Drive er Googles skylagring og følger med i Google Workspace.

Forskjellen mellom dem handler i dag mindre om selve lagringen og mer om hva de er koblet til. OneDrive er tett integrert med Word, Excel og resten av Microsoft 365. Google Drive er tett integrert med Google Docs, Regneark og Gmail. Dropbox er uavhengig og fungerer like godt med begge kontorpakkene.

For bedrifter som allerede bruker en kontorpakke, er valget ofte enkelt: bruk skylagringen som følger med. Men Dropbox har funksjoner som gjør det verdt å vurdere som et supplement eller alternativ, spesielt for bedrifter som samarbeider med eksterne partnere.

Dropbox Business er en frittstående tjeneste for skylagring og fildeling. Den største fordelen er at Dropbox fungerer like godt uansett hvilken kontorpakke du bruker. Du kan forhåndsvise og redigere filer fra både Microsoft Office og Google Docs direkte i Dropbox.

Dropbox skiller seg ut med funksjoner for samarbeid med eksterne. Du kan dele mapper med kunder og leverandører uten at de trenger egen Dropbox-konto, sette passord og utløpsdatoer på delte lenker, og spore hvem som har åpnet hvilke filer.

Dropbox Business starter på rundt 120 kroner per bruker per måned for 9 terabyte delt lagring. Avanserte planer inkluderer ubegrenset lagring, avanserte administrasjonsverktøy og funksjoner for å etterkomme krav i personvernreglene.

Tenk deg et designbyrå som samarbeider med ti ulike kunder. Hvert prosjekt har en delt mappe der kunden kan laste opp materiell og hente ferdige filer. Dropbox gjør dette smidig fordi kundene ikke trenger egne lisenser eller opplæring.

Ulempen er at Dropbox er en tilleggsutgift hvis du allerede har skylagring gjennom kontorpakken. For bedrifter som kun trenger intern lagring, er det vanskelig å forsvare kostnaden.

OneDrive er skylagringen som følger med i alle Microsoft 365-abonnementer. Hver bruker får 1 terabyte lagringsplass, og filer synkroniseres automatisk mellom datamaskinen og skyen.

Den største fordelen er den tette integrasjonen med Microsoft Office. Du kan åpne, redigere og lagre Word- og Excel-filer direkte fra OneDrive uten å laste dem ned først. Samarbeid i sanntid fungerer godt — flere kan jobbe i samme dokument samtidig.

OneDrive har også gode verktøy for administrasjon. Du kan sette opp retningslinjer for deling, kontrollere hvem som har tilgang til hva, og få varsler hvis sensitive filer deles utenfor organisasjonen.

For bedrifter som allerede bruker Microsoft 365, er OneDrive det naturlige valget fordi det allerede er inkludert i abonnementet. Du betaler ingenting ekstra, og integrasjonen med de andre Microsoft-verktøyene er sømløs.

Begrensningen er at OneDrive fungerer best innenfor Microsoft-økosystemet. Hvis du samarbeider med eksterne som bruker Google Workspace, kan filutvekslingen bli litt mer tungvint enn med Dropbox.

Google Drive er skylagringen i Google Workspace. Lagringsplass varierer fra 30 gigabyte til ubegrenset avhengig av abonnement. Filer lagres automatisk og er tilgjengelige fra alle enheter.

Den største fordelen er samarbeid. Google Drive er bygget for at flere skal jobbe i samme filer samtidig, og delingsfunksjonene er svært enkle å bruke. Du kan dele en fil eller mappe med noen klikk og velge om mottakeren skal kunne se, kommentere eller redigere.

Søkefunksjonen i Google Drive er blant de beste. Google bruker sin søketeknologi til å finne innhold i dokumenter, bilder og til og med håndskrevne notater. For bedrifter med mange filer er dette en vesentlig tidsbesparelse.

For bedrifter som bruker Google Workspace, er Google Drive det naturlige valget. Alt er integrert — vedlegg fra Gmail lagres med ett klikk, og dokumenter du oppretter i Google Docs havner automatisk i Drive.

Begrensningen er at Google Drive gir mindre lagringsplass på startplanene enn konkurrentene. 30 gigabyte per bruker på Business Starter er i minste laget for mange bedrifter, og oppgradering til Business Standard øker prisen merkbart.

Du bruker Microsoft 365: OneDrive er allerede inkludert og fungerer best med dine verktøy. Ikke betal for noe ekstra med mindre du har spesifikke behov for ekstern deling.

Du bruker Google Workspace: Google Drive er den naturlige løsningen. Det er allerede en del av pakken og integrert med alle verktøyene du bruker daglig.

Du samarbeider mye med eksterne kunder og partnere: Dropbox Business gir de beste funksjonene for sikker deling med personer utenfor organisasjonen. Det kan være verdt tilleggsutgiften hvis ekstern deling er en sentral del av arbeidshverdagen.

Du trenger en ren lagringsløsning uten kontorpakke: Dropbox Business er det mest fleksible valget fordi det fungerer uavhengig av hvilke andre verktøy du bruker.

Du er usikker: Start med skylagringen som følger med kontorpakken din. Hvis du etter et par måneder opplever begrensninger med deling eller samarbeid, vurder Dropbox som supplement.

Du lar ansatte bruke private kontoer for jobbfiler. Dette er den vanligste feilen og den mest risikable. Når en ansatt slutter, forsvinner filene med dem. Bruk alltid bedriftskontoer som du som arbeidsgiver administrerer.

Du oppretter ingen mappestruktur fra starten. Uten en tydelig struktur ender bedriften med filer spredt i personlige mapper, delte mapper og e-postvedlegg. Sett opp en felles mappestruktur før dere begynner å bruke tjenesten.

Du glemmer å sette delingsregler. Standardinnstillingene i de fleste skylagringstjenester lar ansatte dele filer med hvem som helst. Sett opp regler som begrenser ekstern deling til godkjente situasjoner, spesielt hvis dere håndterer personopplysninger.

Du har ingen plan for sikkerhetskopiering. Skylagring beskytter mot maskinvarefeil, men ikke mot at noen sletter filer ved en feil. Sjekk at tjenesten din har papirkurv med lang oppbevaringstid, og vurder en ekstra sikkerhetskopi av de viktigste filene.