Beste bedriftstelefoni: Slik velger du riktig løsning

Nettbasert bedriftstelefoni betyr at samtaler går over internett i stedet for over det tradisjonelle telefonnettet. Du bruker en app på mobilen eller datamaskinen i stedet for en fysisk bordtelefon. Samtalekvaliteten er på nivå med vanlig telefoni, så lenge du har en stabil internettforbindelse.

Den største fordelen er fleksibilitet. Ansatte kan ta imot bedriftssamtaler uansett hvor de er — hjemme, på kontoret eller på reise. Bedriftsnummeret følger med i appen, så kundene ringer alltid samme nummer.

For bedrifter med flere ansatte gir nettbasert telefoni også funksjoner som automatisk svartjeneste, viderekobling, samtalekø og talepost som sendes som e-post. Alt styres fra et nettbasert kontrollpanel uten at du trenger en tekniker.

Ikke alle bedrifter trenger en dedikert telefoniløsning. Hvis du sjelden snakker med kunder på telefon og jobber alene, er mobilnummeret ditt trolig nok.

Men en bedriftstelefoniløsning gir mening i flere situasjoner. Hvis du har ansatte som deler på å ta kundehenvendelser, trenger du et system som fordeler samtaler mellom dem. Hvis du vil skille privat og jobb på samme telefon, gir et bedriftsnummer via en app den separasjonen.

Bedrifter med åpningstider har også nytte av en telefoniløsning. Du kan sette opp ulike regler for når det er åpent og stengt, med ulike velkomstmeldinger og viderekoblinger. Det gir et profesjonelt inntrykk uten at du trenger en resepsjonist.

En god tommelfingerregel: Hvis du mottar mer enn fem kundesamtaler om dagen, eller har mer enn tre ansatte som tar telefoner, er det verdt å investere i en ordentlig løsning.

Prisene for nettbasert bedriftstelefoni varierer mye avhengig av leverandør og funksjoner. De enkleste løsningene starter på rundt 50 kroner per bruker i måneden. Mer avanserte løsninger med samtalekø, opptak og integrasjoner koster typisk 150–300 kroner per bruker.

Noen ting å passe på når du sammenligner priser: Sjekk om samtaleminutter er inkludert eller om du betaler per minutt. Sjekk om norske telefonnumre er inkludert i prisen. Og sjekk om prisen gjelder per bruker eller per samtidige samtaler.

De fleste leverandører tilbyr rabatt ved årlig betaling, men vi anbefaler å starte med månedlig betaling. Prøv løsningen i minst to måneder med reell bruk før du binder deg. Det tar tid å oppdage om løsningen passer i praksis.

Husk også at du sparer penger på å fjerne den gamle fasttelefonen. Mange bedrifter betaler fortsatt for et fasttelefonnabonnement de knapt bruker. En overgang til nettbasert telefoni kan derfor bli billigere totalt sett.

Start med å kartlegge hva du faktisk trenger. Skriv ned svar på disse spørsmålene:

Hvor mange ansatte trenger bedriftstelefon? Trenger du et hovednummer med meny der innringeren velger avdeling? Vil du ta opp samtaler? Trenger du integrasjon med kundesystem eller andre verktøy? Har du ansatte som jobber fra ulike steder?

Med svarene klare kan du sammenligne leverandører. De viktigste kriteriene er samtalekvalitet, brukervennlighet, pris og kundeservice fra leverandøren.

Test alltid før du bestemmer deg. De fleste leverandører tilbyr en gratis prøveperiode. Bruk den til å teste samtalekvalitet fra ulike steder, hvor enkelt det er å sette opp viderekobling, og hvordan appen fungerer på mobilen. Involver de ansatte som skal bruke løsningen i testingen — det er de som merker om noe ikke fungerer i hverdagen.

Du velger basert på pris alene. Den billigste løsningen mangler ofte funksjoner du trenger etter kort tid, som samtalekø eller integrasjoner. Sjekk hva du faktisk får for prisen.

Du glemmer samtalekvaliteten. Ikke alle leverandører gir like god lydkvalitet. Test med ekte samtaler fra mobil og datamaskin før du bestemmer deg. Dårlig lyd gir et uprofesjonelt inntrykk.

Du overser opplæring. Selv enkle systemer krever at ansatte lærer seg nye rutiner. Sett av tid til opplæring og lag en enkel guide for de vanligste situasjonene — som hvordan du setter over en samtale eller setter opp viderekobling.

Du binder deg for lenge. Unngå avtaler som binder deg i mer enn ett år. Markedet endrer seg raskt, og du vil ha muligheten til å bytte hvis noe bedre dukker opp.

En tannlegeklinikk med fire ansatte brukte et vanlig fasttelefonnummer og en telefonsvarer. Pasienter klaget over at det var vanskelig å få svar, og klinikken mistet bookinger.

De byttet til en nettbasert løsning med automatisk svartjeneste. Når en pasient ringer, får de en velkomstmelding og kan trykke 1 for timebestilling eller 2 for andre henvendelser. Samtalen settes over til riktig person, og hvis ingen er ledige, går den til talepost som sendes som e-post.

Resultatet var færre tapte samtaler og mer fornøyde pasienter. Kostnaden var rundt 200 kroner per bruker i måneden — omtrent det samme som det gamle fasttelefonnabonnementet med tillegg for videresending.